Mail Merge Pada Microsoft Office

 Mail Merge

Mail Merge biasa disebut surat gabungan atau surat masal. Surat gabung biasanya digunakan untuk menggabungkan sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi. Misalnya, dari Microsoft Word mengambil data yang ada pada Microsoft excel. Sedangkan surat masal biasanya ini digunakan untuk mengirimkan surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama namun berbeda informasi datanya.

Langkah-langkah membuat :

1.) Membuat File Sumber Data

Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. File data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel.

2.) Membuat Naskah Utama

Naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan. 

3.) Menghubungkan Naskah Utama Dengan Sumber Data

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam caranya adalah menghubungkan keduanya.

4.) Buka File Naskah Utama di Microsoft Word

Cari Menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan. 

5.) Pilih Menu Use Existing List

Masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi.

6.) Pilih Sheet Data yang Sesuai 

Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada. Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru.

7.) Mengatur Tata Letak

Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di file naskah utama.

8.) Insert Merge Field 

Setelah kursor diletakan di sebelah kata Nama, maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi Nama yang ada di bagian bawahnya.

9.) Atur Data Merge Field

Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon.

10.) Preview Result

Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result  yang masih ada di menu Mailings.

11.) Pastikan Semua Data Benar

Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari file sumber data. Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya.

12.) Menyimpan dan Mencetak

Penyimpanan dilakukan di Microsoft Word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings.

Sekian Terimakasih Wassalamualaikum Wr. Wb.